In drie stappen voorbereid op een WBSO-controlebezoek

Wat is een WBSO-controle?

Proficiat! Je hebt je S&O-verklaring van de Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk (WBSO) ontvangen en hoeft daarom minder loonbelasting af te dragen voor de uren en kosten die je spendeert aan je speur- en ontwikkelingsprojecten. Wanneer je een S&O-verklaring heeft ontvangen, bestaat de kans dat RVO contact met je opneemt voor een WBSO-controlebezoek. Hoe bereid jij je hier het best op voor?

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) voert elk jaar steekproefsgewijs controles uit bij bedrijven die een S&O-verklaring hebben ontvangen voor hun aanvraag Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk (WBSO). Gemiddeld krijgen WBSO-aanvragers eens in de zeven jaar een controlebezoek. Tijdens een controlebezoek wordt de project- en urenadministratie van het vorige jaar gecontroleerd. Om de controle zo soepel mogelijk te laten verlopen, volg je deze stappen.

Wil je meer weten over de WBSO? Download het whitepaper en lees alles over het financiële voordeel dat deze subsidieregeling je kan opleveren.

Houd gedurende het project je inhoudelijke projectadministratie bij

Tijdens de controle Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk moet de administratie aanwezig zijn waaruit per project op eenvoudige en duidelijke wijze is af te leiden wat de aard, inhoud en voortgang van je speur- en ontwikkelingswerkzaamheden is. Bewaar daarom altijd alle relevante documenten in een aparte map. Denk je hierbij aan alle mogelijke stukken, zoals projectinhoudelijke e-mails, schetsen en tekeningen of testrapporten. Vergeet ook niet tijdens de ontwikkeling van je prototype, ook wanneer het prototype niet goed functioneert, om foto’s of video’s te maken en deze bij je administratie op te slaan.

Houd gedurende het project je uren- en kostenadministratie bij

Het is van belang dat je gedurende het hele project een administratie bijhoudt van de uren die je bedrijf aan speur- en ontwikkelingswerkzaamheden heeft gespendeerd. Indien je werkelijke kosten en uitgaven hebt aangevraagd in je aanvraag Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk, moet je per project inzicht kunnen geven in de gemaakte kosten en de daaraan verbonden betalingen. De WBSO-uren moeten per dag, per medewerker en per project inzichtelijk zijn. Omdat de adviseur van RVO vaak ook controleert of de mededeling correct is, is het verstandig om een totaaltelling van het aantal WBSO-uren en -kosten per S&O-verklaring voor te bereiden.

Neem contact op met onze consultants als je een controlebrief ontvangt

Onze consultants kunnen je begeleiden bij een controle WBSO. Wij kunnen vooraf je administratie toetsen en je zo goed mogelijk voorbereiden om te voorkomen dat je een correctiebeschikking of zelfs een boete ontvangt. Ook kunnen wij bij het controlebezoek aanwezig zijn om je te begeleiden.