In drie stappen voorbereid op een WBSO-controlebezoek

Wat is een WBSO-controle?

Proficiat! U hebt uw S&O-verklaring van de Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk (WBSO) ontvangen en hoeft daarom minder loonbelasting af te dragen voor de uren en kosten die u spendeert aan uw speur- en ontwikkelingsprojecten. Wanneer u een S&O-verklaring heeft ontvangen, bestaat de kans dat RVO contact met u opneemt voor een WBSO-controlebezoek. Hoe bereidt u zich hier het best op voor?

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) voert elk jaar steekproefsgewijs controles uit bij bedrijven die een S&O-verklaring hebben ontvangen voor hun aanvraag Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk (WBSO). Gemiddeld krijgen WBSO-aanvragers eens in de zeven jaar een controlebezoek. Tijdens een controlebezoek wordt de project- en urenadministratie van het vorige jaar gecontroleerd. Om de controle zo soepel mogelijk te laten verlopen, volgt u deze stappen.

Houd gedurende het project uw inhoudelijke projectadministratie bij

Tijdens de controle Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk moet de administratie aanwezig zijn waaruit per project op eenvoudige en duidelijke wijze is af te leiden wat de aard, inhoud en voortgang van uw speur- en ontwikkelingswerkzaamheden is. Bewaar daarom altijd alle relevante documenten in een aparte map. Denkt u hierbij aan alle mogelijke stukken, zoals projectinhoudelijke e-mails, schetsen en tekeningen of testrapporten. Vergeet ook niet tijdens de ontwikkeling van uw prototype, ook wanneer het prototype niet goed functioneert, om foto’s of video’s te maken en deze bij uw administratie op te slaan.

Houd gedurende het project uw uren- en kostenadministratie bij

Het is van belang dat u gedurende het hele project een administratie bijhoudt van de uren die uw bedrijf aan speur- en ontwikkelingswerkzaamheden heeft gespendeerd. Indien u werkelijke kosten en uitgaven hebt aangevraagd in uw aanvraag Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk, moet u per project inzicht kunnen geven in de gemaakte kosten en de daaraan verbonden betalingen. De WBSO-uren moeten per dag, per medewerker en per project inzichtelijk zijn. Omdat de adviseur van RVO vaak ook controleert of de mededeling correct is, is het verstandig om een totaaltelling van het aantal WBSO-uren en -kosten per S&O-verklaring voor te bereiden.

Neem contact op met onze consultants als u een controlebrief ontvangt

Onze consultants kunnen u begeleiden bij een controle WBSO. Wij kunnen vooraf uw administratie toetsen en u zo goed mogelijk voorbereiden om te voorkomen dat u een correctiebeschikking of zelfs een boete ontvangt. Ook kunnen wij bij het controlebezoek aanwezig zijn om u te begeleiden.