SLIM-aanvraag goedgekeurd? Vijf tips voor een succesvol traject

Tips voor het succesvol uitvoeren van uw SLIM-project

Per 1 september kunt u weer SLIM-subsidie aanvragen. Een populaire regeling om de leercultuur binnen uw bedrijf te versterken. Fijn dus als uw aanvraag straks goedgekeurd wordt. Maar let op: de projecteisen zijn streng. Voldoet u hier niet aan, dan kunt u na afronding naar uw subsidie fluiten.

Tip 1: Kies een goede externe adviseur

De meeste bedrijven schakelen een externe deskundige in voor de uitvoering van het hele of gedeeltelijke SLIM subsidietraject. Dit kan nuttig zijn om een objectief beeld te krijgen van de status van de leercultuur binnen uw onderneming en de aandachtspunten die er zijn. Het inschakelen van een externe adviseur kan ook de ontwikkeling van uw medewerkers stimuleren. Een keer sparren met iemand van buiten de organisatie levert vaak verfrissende inzichten op als het over persoonlijke ontwikkeling gaat.

Bij de keuze van een externe adviseur is het belangrijk stil te staan bij uw wensen. Zoekt u iemand met veel kennis van uw sector? Of juist iemand die veel kennis en ervaring heeft op het gebied van personeelsontwikkeling? Vervolgens is het verstandig met diverse kandidaten in gesprek te gaan, zodat u een deskundige kiest waarmee u zelf ook een goede klik heeft.

Let op: als u een externe adviseur wilt meenemen in de begroting van uw SLIM-project, dan moet u deze ook opvoeren in uw aanvraag. Op het moment van de aanvraag hoeft de keuze voor een deskundige nog niet vast te staan. U kunt dit later nog wijzigen.

Tip 2: Let op de planning van uw project

Voor de uitvoering van een enkelvoudig SLIM-traject (in tegenstelling tot een SLIM-traject in samenwerkingsverband) krijgt u twaalf maanden de tijd. Aansluitend heeft u 22 weken om de eindverantwoording in te dienen ter beoordeling van uw project. In uw aanvraag geeft u aan wanneer u met uw project wilt beginnen. De uitvoeringsperiode moet vervolgens binnen de data vallen die op uw beschikking staan. Bent u eerder begonnen? Dan zijn deze kosten niet subsidiabel. Zorg dus dat uw project startklaar is voor uitvoering, maar begin pas op of na de startdatum uit uw beschikkingsbrief.

Tip 3: Zorg voor een goede interne organisatie

Het succes van uw SLIM-traject is in grote mate afhankelijk van de acceptatie van het project door uw medewerkers. U kunt nog zo hard werken aan een goede leercultuur en hier allerlei tools voor ontwikkelen, zolang uw personeel het traject niet ziet zitten wordt het geen succes.

In veel gevallen is de sleutel het persoonlijk betrekken van uw medewerkers. Het is belangrijk medewerkers het gevoel te geven dat ernaar ze geluisterd wordt en dat hun inbreng belangrijk is voor de uitvoering van het project. Dit helpt:

• Laat uw medewerkers een enquête invullen over de leercultuur binnen uw bedrijf en deel de uitslagen.
• Stel zo mogelijk projectwerkgroepen samen bestaande uit medewerkers. Zorg dat de nieuw te implementeren leermethode aansluit bij de bevindingen van de werkgroepen. Dit draagt bij aan acceptatie.
• Informeer uw personeel tijdig over de start van het project, bijvoorbeeld door het organiseren van een kick-off.

Tip 4: Houd uw administratie bij

Een SLIM-traject vraagt om een goede administratie van uw activiteiten. U moet de overheid inzicht geven in het project dat u hebt uitgevoerd. Dit is een voorwaarde om de subsidiegelden daadwerkelijk uitgekeerd te krijgen. Bewaar dus bewijsmateriaal van de door u uitgevoerde activiteiten en leg uw bevindingen en ontwikkelde methodes vast. Elke subsidiabele activiteit kent zijn eigen bewijslastverplichting. Laat u bijvoorbeeld ontwikkel- of loopbaangesprekken voeren? Dan moet iedere deelnemer een verklaring van deelname tekenen. Ook moet u van elk gesprek een verslag bewaren.

Naast de bewijslast per activiteit zijn er ook algemene bewijslastverplichtingen. Denk aan een sluitende urenregistratie van zowel de interne als externe betrokkenen. Ook moet u een financieel sluitend verslag kunnen overleggen, inclusief facturen en betaalbewijzen.

Tip 5: Vergeet niet te evalueren

Een stap die vaak vergeten wordt bij een SLIM-traject is die van de evaluatie. Terwijl dit, met name voor uw eigen onderneming, misschien wel een van de belangrijkste stappen is om uw project daadwerkelijk tot zijn recht te laten komen. Sta dus vooral met alle betrokkenen stil bij het verloop van het project en de al dan niet gehaalde doelen. Een dergelijke evaluatie maakt ook duidelijk of er nog een SLIM-traject nodig is om de beoogde eindstreep te behalen. Heeft u bijvoorbeeld wel een nieuwe methode vormgegeven, maar is de implementatie nog niet naar wens? Dan is dit iets om nog op te pakken. Staat u niet stil bij de evaluatie en het vervolg van uw project? Dan is de kans groot dat de resultaten van het SLIM-traject niet beklijven en het binnen afzienbare tijd weer ‘business as usual’ is.

Kortom, SLIM-aanvraag goedgekeurd? Van harte gefeliciteerd! Maar nu begint het echte werk. Heeft u hulp nodig bij bovenstaande tips? We zorgen niet alleen voor uw SLIM-uitvraag, maar nemen u ook alle uitvoeringsprocessen uit handen. En wist u dat we HX-adviseurs in huis hebben die de inhoudelijke uitvoering van uw SLIM-traject kunnen verzorgen?